Services à la communauté

Archives médicales

Le service des archives médicales est responsable de votre dossier médical. Il est ouvert du lundi au vendredi de 8 h à 16 h. Le numéro de téléphone est le 450 473-6811,  poste 2031.

Le rôle du service est d'assurer la disponibilité et la conservation des données contenues dans le dossier médical en accord avec les pratiques et les lois en vigueur. Pour ce faire, le service veille à :

• La transcription des données médicales relatives aux examens et traitements
• L'analyse et la codification des diagnostics et des traitements selon la nomenclature reconnue pour offrir une continuité d'informations relatives aux soins
• La gestion des informations contenues dans les dossiers et des autorisations de consultation
• La protection de la confidentialité du dossier-patient
• La production de statistiques médico-administratives

Accès au dossier médical

Votre dossier médical est un outil essentiel pour tous ceux qui vous donnent des soins et des traitements et les renseignements qu'il contient sont confidentiels.

Depuis le 10 juillet 2000, l'Hôpital de Saint-Eustache utilise une nouvelle technologie, le Dossier patient électronique (DPE). Cette nouvelle technologie permet aux personnes autorisées de consulter votre dossier à partir des différentes unités de soins, évitant du même coup les pertes de temps.

Pour obtenir des renseignements consignés au dossier médical, vous devez adresser une demande écrite au service des archives.

Renseignements généraux

Qui peut obtenir des renseignements médicaux qui figurent au dossier d'un usager ?

• Tout usager âgé de 14 ans et plus et qui n'est pas soumis à un régime légal de protection a droit d'accès à son dossier selon la Loi des Services de santé et de Services sociaux (article 17)
• Une tierce personne avec l'autorisation écrite et signée de l'usager concerné
•  Le représentant légal de l'usager avec preuve à l'appui (tel le mandat d'inaptitude homologué)

Comment procède-t-on pour obtenir des documents médicaux de son dossier ?

L'usager doit faire parvenir une demande écrite, signée et récente précisant la nature et les dates des renseignements demandés au dossier médical [Formulaire de demande].

Veuillez noter qu'un délai de 10 à 15 jours peut être requis pour traiter votre demande.

Y a-t-il des frais demandés par obtenir des documents contenus au dossier médical ?

Des frais peuvent être exigés selon le type de demande et le nombre de documents désirés par l'usager.

Un usager peut-il consulter son dossier médical ?

Pour une consultation sur place, l'usager doit prendre rendez-vous entre 8 h 30 et 15 h au service des archives au poste 2031. Pendant cette consultation, l'usager est assisté d'une archiviste médicale.

Comment puis-je obtenir une attestation de décès ?

Vous devez faire une demande écrite au service des archives en précisant votre lien avec la personne décédée. Un document signé par l'archiviste médicale vous sera remis, il contiendra l'identification de la personne décédée ainsi que la date et l'heure du décès.

Comment puis-je obtenir la cause du décès ?

Vous devez faire une demande écrite au service des archives. Le document qui vous sera remis est une photocopie du Bulletin de décès (SP-3). L'original de ce document est acheminé au Bureau de la statistique.

Il comprend :

• L'identification de l'usager décédé
• La date et l'heure du décès
• La cause du décès
• La signature du médecin

Qui peut obtenir la cause du décès ?

Le conjoint légal ou de fait, les ascendants, descendants, héritiers légaux et bénéficiaires de polices d'assurance en présentant une preuve telle que: certificat de naissance, certificat de baptême, contrat de mariage, testament notarié, police d'assurance, etc.

Comment obtenir un rapport d'autopsie ?

Si c'est un cas de coroner, la personne doit se référer au coroner sinon la personne peut communiquer avec le service des archives.

Lorsqu'un usager décède qui peut avoir accès au dossier de l'usager ?

Les héritiers, les légataires particuliers, les représentants légaux et les bénéficiaires d'une police d'assurance ont le droit de recevoir communication de renseignements dans la mesure où cette communication est nécessaire à l'exercice de leurs droits à ce titre.

Comment puis-je obtenir une attestation de visite ?

Vous devez vous présenter au service des archives durant les heures d'ouverture.

Comment puis-je obtenir des films radiologiques ou leur reproduction ?

Vous devez communiquer directement avec le service de l'imagerie médicale. (Voir Filmothèque).

Qui doit compléter mon formulaire d'assurance ?

En ce qui concerne les formulaires d'assurances et de retour au travail, seul votre médecin traitant peut les remplir et les signer. Par conséquent, vous devez vous informer de la marche à suivre auprès du médecin ou de son secrétariat. S'il s'agit d'un formulaire à compléter suite à une visite à l'urgence, le secrétariat des médecins de l'urgence est situé dans l'hôpital.